IKOB-BKB - Vergadersysteem

Er ontstond een duidelijke behoefte om meer gestructureerd met de vergaderingen om te gaan. Een centrale plaats voor alle vergaderdata, vergaderstukken, notulen, actiepunten etc zou uitkomst bieden.

IKOB-BKB biedt de gebundelde expertise en ervaring van het instituut voor Keuring en Onderzoek van Bouwmaterialen (IKOB) en BV Kwaliteitsverklaringen Bouw (BKB) en is actief op een breed terrein. Binnen IKOB-BKB wordt er veel vergaderd over allerhande zaken. Het is belangrijk om voortdurend op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in hun sector en dus worden de vergaderingen benut om kennis uit te wisselen en de kennis van medewerkers up-to-date te houden. Er ontstond een duidelijke behoefte om meer gestructureerd met de vergaderingen om te gaan. Een centrale plaats voor alle vergaderdata, vergaderstukken, notulen, actiepunten etc zou uitkomst bieden.

IKOB-BKB heeft in een eerder stadium al de website door Intermix laten verzorgen en maakt dus al gebruik van de Manager. Op basis van de wensen en benodigde functionaliteit, ontwikkelt Intermix het vergadersysteem. Dit systeem biedt overzicht, zorgt voor behoud van controle en naleving op de afgesproken punten en werkt ook nog eens prettig eenvoudig.

Het vergadersysteem zit gekoppeld aan de Manager en kan dus op een soortgelijke manier beheerd worden door mensen die aangegeven zijn als beheerder. Leden van vergaderingen kunnen aan de voorkant duidelijk zijn welke vergaderingen gepland staan. Middels een datumprikker kunnen zij aangeven of ze wel of niet aanwezig kunnen zijn. Via het systeem kunnen groepen aangemaakt worden die horen bij bepaalde vergaderingen. Zo kan de beheerder met 1 druk op knop een hele groep uitnodigen en in een overzicht zien wie wel of niet aanwezig kunnen zijn. Daarnaast biedt het systeem ruimte voor het toevoegen van vergaderstukken, die de leden vooraf aan de vergadering kunnen bekijken of uitprinten. Ook de notulen kunnen nadien aan de vergaderstukken toegevoegd worden. Een aparte ruimte in het systeem is ingericht voor de actiepunten. Deze zijn onder de tab actiepunten makkelijk bij te houden. Bovendien zit er een reminderfunctie in het systeem. Als een actiepunt niet op tijd klaar is, of als de notulen niet binnen de afgesproken termijn in het systeem staan, kan de beheerder een standaardreminder versturen naar de juiste personen.

Het vergadersysteem biedt dus overzicht en controle en zorgt er bovendien voor dat er meer betrokkenheid en interactie komt bij de vergaderingen.